Theo các khảo sát gần đây, chỉ có khoảng 30% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam đã triển khai các giải pháp chuyển đổi số một cách có hệ thống. Phần lớn các doanh nghiệp này vẫn đang hoạt động theo mô hình truyền thống, sử dụng các công cụ cơ bản như email, điện thoại và phần mềm văn phòng đơn giản. Sự chậm trễ này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động mà còn làm giảm khả năng cạnh tranh của họ trên thị trường.
Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này bao gồm sự thiếu hiểu biết về lợi ích của chuyển đổi số, lo ngại về chi phí đầu tư ban đầu, và sự thiếu vắng nhân lực có kỹ năng công nghệ. Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn cho rằng chuyển đổi số chỉ dành cho các công ty lớn và không phù hợp với quy mô hoạt động của họ.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Làm gì để không bị bỏ lại trên đường đua số?
Chuyển đổi số không còn là một lựa chọn mà đã trở thành một yêu cầu bắt buộc để tồn tại và phát triển. Những doanh nghiệp không thích ứng với xu hướng này sẽ dần mất khách hàng, giảm hiệu quả hoạt động và khó khăn trong việc thu hút nhân tài. Đặc biệt, sau đại dịch COVID-19, thói quen tiêu dùng của khách hàng đã thay đổi mạnh mẽ theo hướng số hóa, từ mua sắm trực tuyến đến thanh toán không tiền mặt.
Các SME thành công trong chuyển đổi số thường ghi nhận sự gia tăng đáng kể về doanh thu, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình vận hành. Họ cũng có khả năng tiếp cận thị trường rộng lớn hơn, không chỉ giới hạn trong phạm vi địa lý truyền thống.
Thay vì cố gắng thực hiện chuyển đổi số một cách toàn diện ngay từ đầu, các SME nên áp dụng phương pháp từng bước. Việc bắt đầu bằng việc số hóa các quy trình cơ bản như quản lý khách hàng, kế toán và bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp làm quen với công nghệ và thấy được lợi ích thiết thực.
Việc triển khai hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đơn giản có thể giúp doanh nghiệp theo dõi thông tin khách hàng một cách có hệ thống, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng. Tương tự, việc sử dụng các phần mềm kế toán trực tuyến không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong việc quản lý tài chính.
Thay vì đầu tư vào việc phát triển các hệ thống từ đầu, các SME có thể tận dụng các giải pháp công nghệ có sẵn trên thị trường. Các dịch vụ điện toán đám mây cung cấp các công cụ mạnh mẽ với chi phí hợp lý, cho phép doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng những công nghệ tiên tiến mà trước đây chỉ có các tập đoàn lớn mới có thể tiếp cận.
Việc sử dụng các nền tảng bán hàng trực tuyến như Shopee, Lazada, hoặc Tiki không chỉ giúp mở rộng kênh phân phối mà còn cung cấp dữ liệu quý giá về hành vi mua sắm của khách hàng. Các công cụ marketing số như Facebook Ads, Google Ads cũng cho phép các SME tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả với ngân sách hạn chế.
Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ mà còn là việc thay đổi tư duy và cách thức làm việc của toàn bộ tổ chức. Vì vậy, việc đầu tư vào đào tạo nhân viên là vô cùng quan trọng. Các SME cần tạo ra một môi trường học tập liên tục, khuyến khích nhân viên nắm bắt các kỹ năng công nghệ mới.
Tuyển dụng những nhân viên trẻ, am hiểu công nghệ có thể mang lại luồng gió mới cho doanh nghiệp. Đồng thời, việc đào tạo lại những nhân viên kỳ cựu giúp họ thích ứng với môi trường làm việc số hóa cũng không kém phần quan trọng.
Số hóa quy trình bán hàng và quản lý khách hàng mang lại lợi ích trực tiếp và dễ thấy nhất. Thay vì ghi chép thông tin khách hàng trên giấy tờ, việc sử dụng các hệ thống CRM giúp theo dõi lịch sử mua hàng, sở thích và nhu cầu của từng khách hàng. Điều này không chỉ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ mà còn tạo cơ hội bán chéo và bán tăng.
Việc phát triển website bán hàng hoặc ứng dụng di động cũng mở ra cơ hội tiếp cận khách hàng 24/7, không bị giới hạn bởi thời gian và không gian. Ngay cả những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực truyền thống như nhà hàng, cửa hàng bán lẻ cũng có thể hưởng lợi từ việc có mặt trên các nền tảng trực tuyến.
Số hóa quy trình tài chính kế toán không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong việc quản lý dòng tiền. Các phần mềm kế toán hiện đại có thể tự động hóa nhiều công việc như lập hóa đơn, theo dõi công nợ, và tạo báo cáo tài chính.
Áp dụng các phương thức thanh toán số như QR code, thẻ ngân hàng, ví điện tử không chỉ mang lại sự tiện lợi cho khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền một cách chính xác. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính và quản lý rủi ro.
Marketing số đã trở thành công cụ không thể thiếu để tiếp cận và giữ chân khách hàng. Các SME có thể tận dụng sức mạnh của mạng xã hội để xây dựng thương hiệu và tương tác với khách hàng một cách trực tiếp. Việc tạo ra nội dung chất lượng, tương tác với khách hàng thông qua các kênh số giúp xây dựng lòng tin và sự trung thành.
Email marketing, dù là công cụ truyền thống, vẫn mang lại hiệu quả cao nếu được sử dụng đúng cách. Việc gửi các thông tin sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, hoặc nội dung hữu ích đến khách hàng giúp duy trì mối quan hệ và thúc đẩy doanh số.
Chi phí thường được coi là rào cản lớn nhất đối với việc chuyển đổi số của các SME. Tuy nhiên, với sự phát triển của các dịch vụ điện toán đám mây và mô hình Software as a Service (SaaS), chi phí đầu tư ban đầu đã giảm đáng kể. Các doanh nghiệp có thể bắt đầu với các gói dịch vụ cơ bản và nâng cấp dần theo nhu cầu phát triển.
Việc xem chuyển đổi số như một khoản đầu tư dài hạn thay vì chi phí sẽ giúp các chủ doanh nghiệp có cái nhìn đúng đắn hơn. Lợi ích thu được từ việc cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng doanh thu và giảm chi phí vận hành thường sẽ bù đắp cho khoản đầu tư ban đầu trong thời gian ngắn.
Các SME không nhất thiết phải tự mình thực hiện toàn bộ quá trình chuyển đổi số. Việc hợp tác với các công ty tư vấn công nghệ, các trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp, hoặc tham gia các chương trình đào tạo của chính phủ có thể mang lại sự hỗ trợ quý giá.
Nhiều tổ chức phi lợi nhuận và cơ quan chính phủ hiện đang triển khai các chương trình hỗ trợ SME trong việc chuyển đổi số. Các chương trình này thường cung cấp tư vấn miễn phí, đào tạo kỹ năng, và thậm chí hỗ trợ tài chính cho các dự án chuyển đổi số.
Một trong những thách thức lớn nhất trong chuyển đổi số là sự kháng cự thay đổi từ phía nhân viên. Việc xây dựng một văn hóa doanh nghiệp cởi mở với sự thay đổi và học hỏi liên tục là vô cùng quan trọng. Lãnh đạo doanh nghiệp cần thể hiện sự cam kết và làm gương trong việc áp dụng công nghệ mới.
Việc tạo ra những câu chuyện thành công nhỏ trong quá trình chuyển đổi sẽ giúp nhân viên thấy được lợi ích thiết thực và tăng động lực tham gia. Khi nhân viên thấy rằng công nghệ giúp công việc của họ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, họ sẽ chủ động hơn trong việc học hỏi và áp dụng.
Chuyển đổi số không phải là một đích đến mà là một hành trình liên tục. Các SME cần nhận thức rằng việc bắt kịp cuộc đua số không chỉ là việc áp dụng công nghệ mà còn là việc thay đổi toàn diện cách thức hoạt động và tư duy kinh doanh.
Trong tương lai, những công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, học máy, Internet of Things sẽ trở nên phổ biến và dễ tiếp cận hơn. Các SME bắt đầu chuyển đổi số từ bây giờ sẽ có lợi thế trong việc áp dụng những công nghệ tiên tiến này.
Hoàng Nguyễn