Một trong những thay đổi nền tảng nhất là phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử được mở rộng đáng kể. Theo các quy định mới từ Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, không chỉ doanh nghiệp và tổ chức kinh tế, mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên cũng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Đặc biệt, các đối tượng bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng - bao gồm trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ, cơ sở ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ giải trí, vui chơi phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Điều này có nghĩa là mỗi giao dịch với khách hàng đều được ghi nhận và truyền lên hệ thống thuế theo thời gian thực.
Với người bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee hay TikTok Shop, cần lưu ý: dù sàn đóng vai trò trung gian thanh toán và khấu trừ thuế thay (theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP), trách nhiệm xuất hóa đơn điện tử cho từng giao dịch vẫn thuộc về người bán, không phải nền tảng.
Đây là thay đổi kỹ thuật gây ra nhiều nhầm lẫn nhất trong giới kế toán từ đầu năm đến nay. Kể từ ngày 1/6/2025 (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP), toàn bộ sai sót trên hóa đơn điện tử đã xuất sẽ không được xử lý bằng cách hủy. Thay vào đó, doanh nghiệp phải áp dụng một trong hai phương thức: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế, kèm theo văn bản thỏa thuận giữa hai bên.
Hóa đơn điện tử và những thay đổi doanh nghiệp cần lưu ý
Cụ thể, Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn rõ hai tình huống thường gặp:
- Sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng không ảnh hưởng đến mã số thuế: người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, không cần lập lại hóa đơn.
- Sai mã số thuế người mua, thông tin hàng hóa, đơn giá, thuế suất: người bán phải lập biên bản xác nhận sai sót với người mua và tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, hai bên bắt buộc phải ký văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và lưu giữ để xuất trình khi có yêu cầu. Nếu người mua là cá nhân tiêu dùng, người bán chỉ cần thông báo trực tiếp hoặc qua website.
Một điểm tiện lợi mới: nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai cùng thông tin về người mua trên nhiều hóa đơn của cùng một đối tác, có thể lập một hóa đơn điều chỉnh tổng hợp kèm bảng kê các hóa đơn sai theo Mẫu 01/BK-ĐCTT.
Một thay đổi thực tế mà kế toán cần xử lý ngay từ đầu năm là cập nhật ký hiệu năm trên hóa đơn điện tử. Theo quy định, hai ký tự thứ hai và thứ ba trong ký hiệu hóa đơn phải thể hiện hai chữ số cuối của năm dương lịch khi lập hóa đơn. Sang năm 2026, ký hiệu phải cập nhật thành "26" thay vì "25" của năm trước. Ví dụ, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ mang ký hiệu bắt đầu bằng "C26T..." thay vì "C25T...".
Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường đã tự động cập nhật ký hiệu này khi chuyển sang năm mới. Tuy nhiên, bộ phận kế toán nên kiểm tra lại để tránh phát hành hóa đơn sai ký hiệu ngay trong những tháng đầu năm.
Từ ngày 16/1/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 125/2020/NĐ-CP) chính thức áp dụng cơ chế phạt lũy tiến theo số lượng hóa đơn vi phạm thay cho mức phạt cố định trước đây. Đây là sự thay đổi mang tính răn đe rõ rệt, đặc biệt tác động mạnh đến các mô hình kinh doanh có tần suất giao dịch cao như bán lẻ, nhà hàng, cà phê, thương mại điện tử và bán hàng đa kênh.
Một số trường hợp phạt đáng chú ý:
- Xuất hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm nộp thuế: phạt từ 3 - 5 triệu đồng.
- Không đăng ký thuế (đồng nghĩa không thể phát hành hóa đơn điện tử): cá nhân, hộ kinh doanh bị phạt từ 2 - 4 triệu đồng; tổ chức vi phạm bị phạt từ 10 - 20 triệu đồng.
- Mức phạt đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bằng 1/2 mức phạt áp dụng cho doanh nghiệp và tổ chức.
Với mô hình kinh doanh có hàng trăm, hàng nghìn giao dịch mỗi ngày, chỉ cần sai sót lặp lại trong thời gian ngắn, số lượng hóa đơn vi phạm có thể nhanh chóng đẩy mức phạt lên rất cao. Đây là cơ chế được đánh giá sẽ tạo áp lực tài chính thực sự để buộc doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình ngay từ đầu.
Một trong những mục tiêu cốt lõi của toàn bộ cuộc cải cách hóa đơn điện tử năm 2026 là đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, đồng thời kết nối chéo với dữ liệu từ ngân hàng, ví điện tử, sàn thương mại điện tử và đơn vị vận chuyển.
Khi số liệu thanh toán, vận chuyển và hóa đơn không trùng khớp nhau, cơ quan thuế có thể tự động đưa doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh vào diện kiểm tra, yêu cầu giải trình hoặc xử phạt. Điều này đặc biệt quan trọng với các hộ kinh doanh online: doanh thu thực tế phát sinh qua sàn thương mại điện tử, chuyển khoản ngân hàng và ví điện tử đều có thể bị đối soát tự động mà không cần thanh tra trực tiếp.
Trước bối cảnh các quy định ngày càng siết chặt và cơ chế giám sát ngày càng tự động hóa, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần chủ động thực hiện một số việc ngay:
Thứ nhất, rà soát lại toàn bộ quy trình phát hành hóa đơn, đặc biệt là thời điểm lập hóa đơn và các loại giao dịch dễ bỏ sót như hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ.
Thứ hai, huấn luyện lại bộ phận kế toán về quy trình xử lý sai sót mới — không còn hủy hóa đơn, mà phải lập biên bản và điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy định.
Thứ ba, kiểm tra lại phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng có đáp ứng đủ các yêu cầu của Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025 chưa, bao gồm cả khả năng kết nối dữ liệu thời gian thực với cơ quan thuế.
Thứ tư, với hộ kinh doanh có doanh thu gần hoặc trên 1 tỷ đồng/năm, cần khẩn trương đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để tránh vi phạm và không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Cuộc chuyển đổi số trong quản lý thuế tại Việt Nam đang bước vào giai đoạn hoàn thiện và không còn chỗ cho sự chậm trễ. Doanh nghiệp nào sớm thích nghi sẽ không chỉ tránh được rủi ro phạt vi phạm, mà còn xây dựng được nền tảng vận hành minh bạch và bền vững hơn trong dài hạn.
Hoàng Nguyễn